Mail Diet!

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Sí, el mail va a morir según dicen, pero lo cierto es que en una sociedad «INFOXICADA» e hiperconectada saber comunicarse digitalmente implica usar unas reglas en las que muchos no solemos ser formados.

A continuación quiero compartir algunas de esas reglas esenciales para que nuestra comunicación digital sea eficiente o lo que también se llama NETIQUETTE

1. Antes de escribir, piensa en cómo contar todo en un sólo párrafo.

Evita organizar tu pensamiento mientras escribes, eso generará mucho más texto y confusión.

2. Cuando escribas piensa en el receptor, escribe desde sus zapatos y asegúrate su entendimiento.

Si es una persona que tiene poco tiempo o que le gusta la síntesis, requiere de correos muy cortos y concretos, ponte en su piel. Pero pon mucho foco en que el mail contenga la información requerida para entender claramente el tema.

3. No sustituyas el mail por una conversación o una llamada rápida.

Anteponer la comunicación verbal evita pérdidas de tiempo componiendo y enviando mail, nos hace más equipo y genera una comunicación más ágil y sincera. Y si debes dejar constancia de temas, es mil veces mejor que os reúnas varios temas y envíes en un sólo mail, todo aquello que debe ser registrado.

A veces perdemos mucho más tiempo contado lo que hacemos que haciéndolo.

4. No sustituyas una conversación difícil con un mail.

Esencial este punto. No utilices el mail como un escudo, ya que todo lo que escribas sonará más duro aún, le faltará la comunicación no verbal y la interrelación personal. Aparte que en este tipo de situaciones se suelen ir pegando conflictos al inicial, lo que nos hace perder efectividad.

5. No te escudes detrás de un mail, no lo utilices para justificarte.

«Ya te avisé por mail» – error – quizá esta persona no haya tenido acceso al mail
«Todo está en e mail» – error – el mail está bien para resumirle el tema, pero si requiere evaluación o respuesta, llama, de hecho, escribe un buen mail y si quieres llama para asegurarte, pero la estrategia de dejarlo en la bandeja de alguien no es profesional.

6. Sé Breve, claro y ve al punto, pero no tanto que no se entienda.

Hemos de tener equilibrio en nuestras comunicaciones, tratad de ser breves, pero no tanto que no sepamos la intención.

Un ejemplo: envías una propuesta a alguien y terminas preguntándole «¿qué te parece?». La respuesta a tu mail, es un simple «Bien».

Ni tanto ni tan calvo

7. Define apropiadamente el asunto y ponle su etiqueta.

Uno de los temas que requiere de más eficiencia son los ASUNTOS. Saber definirlos adecuadamente nos ayuda a su gestión, búsqueda y archivo.

Por eso:

Define en una frase corta el asunto, por ejemplo: «Modificación cláusulas contrato con….»
Etiqueta o Utiliza acrónimos indicativos habituales o los que creéis en vuestro negocio:
PTI: Para tu información (es un correo con carácter informativo que no requiere de respuesta)
AR: Acción requerida (es un correo e el que se requiere un acción por parte del o de lxs receptorxs
Urgente: Información o Acción que deben ser priorizadas
Riesgo: Ha de ser leído para entender o enfrentar un posible riesgo
SP: Seguimiento Proyecto (información de seguimiento de proyecto)
WIP (work in progress) (idem que el anterior)
El Asunto debería estar formado por: Intención+Asunto, por ejemplo: «AR: Modificación cláusulas contrato…»
8. Cambia el asunto si ha cambiado el tema. ¡No a las ristras de chorizos digitales!

Si tras ires y venires ha cambiado el asunto inicial del mail y del contrato se ha pasado a hablar de las garantías que hemos de pedirle a nuestros proyectos, hemos de no ser vagos y abrir otra línea de correos.

Para ello, abrimos un nuevo mail con el asunto y lo comenzamos haciendo un breve resumen de lo tratado hasta el momento.

Ir colgando un mail de otro, le va quitando visibilidad al mensaje y lleva a confusiones, a veces importantes, no vayas acumulando mails por abajo. Has de tener protocolo en tu comunicación digital y hacer resúmenes breves en el encabezado y evitar adjuntar chorros de conversaciones.

«No a los chorizos digitales»

9. No incluir a todo el mundo en copia.

Hay que evitar incluir en copia a todo quisque. En la copia sólo deben ir las personas que han de ser informadas de ese tema y esa intención concreta.

10. Nunca, Jamás, utilizar la Copia Oculta, salvo si te estás dirigiendo a un público concreto con una comunicación global.

Las BC (blind copies) o CCO (copia oculta) están prohibidas porque dan más problemas que quitan. Por ello, sólo la usamos cuando nos vamos a dirigir a un grupo de personas variadas que no tienen porqué estar comunicadas entre sí, ni conocer sus correos, así proteguemos las identidades de todo el mundo

11. Gramática y ortografía.

Parece una tontería, pero leer un correo con faltas de ortografía o un mal uso de la gramática dificulta el mensaje y a veces hasta lo cambia. Pasa el corrector automático y léelo un vez escrito

12. Facilita la lectura: Negrita, puntos, sangrías, Estructura

Muchas personas hacen lecturas diagonales porque no disponen del tiempo o de la atención suficiente, pero si pones claros los párrafos y usas bien, los puntos, negritas etc. tienen la oportunidad de que te lean, te entiendan y te sigan.

También la estructura ayuda, apartados fáciles de entender:

Situación, Acción y Resultado
Problema, Propuestas
Información: Resumen, Detalle
etc.
13. No utilizar letras mayúsculas, colorines, ni subrayados (sólo si es un link)

Las letras mayúsculas significan enfado o levantar la voz. PROHIBIDAS!!

Sólo se subrayan los link, si no EVITADLO

13. Saluda y despídete.

Un hola un buenos días no cuesta trabajo y es una manera educada de comenzar tu correo

Puedes automatizar tu despedida (aunque yo recomiendo que seáis auténticos)

14. Revisar antes de enviar.

Antes de que el correo abandones vuestra bandeja, un ojeada rápida o más tranquila en caso que sea un análisis.

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